Kluczem do sukcesu, szczególnie gdy musimy pracować zdalnie, jest planowanie i lepsza organizacja czasu, które systematyzują nasze codzienne aktywności i dają nam pewność, że o niczym nie zapominamy. Dobra organizacja naszego czasu pozwala też zachować równowagę pomiędzy obowiązkami, przyjemnościami i odpoczynkiem. Sprawdźcie kilka tricków, które sprawią, że wasz plan dnia będzie bardziej efektywny i wprowadzi w wasze życie spokój.
Planuj dzień z wyprzedzeniem
Mając konkretny plan ciężej nam tracić czas, przeglądając Facebooka, czy urządzając sobie pogaduchy z rodziną lub znajomymi. Ważne jest znalezienie najlepszego narzędzia do notowania zadań – jedni wolą zwykłą kartkę, inni plannery czy aplikacje elektroniczne. Najważniejsze żeby plan był spisany, wtedy jest większe prawdopodobieństwo, że nic nam nie umknie. Podczas spisywania zadań warto nadać im priorytety. W przypadku nagłych sytuacji pomaga to ustalić, które zadania można przesunąć na inny dzień, a które są „święte”. Warto również przejrzeć swoją listę na koniec dnia pracy, wykreślić zadania zrealizowane i zaplanować następny dzień. Pomoże to odpocząć od pracy ze spokojną głową, że mamy opracowany plan działania na jutro.
Utrzymuj porządek
Ile czasu zdarza ci się szukać zagubionych kluczy, wydrukowanych dokumentów czy faktur? Utrzymywanie porządku ma ogromne znaczenie dla oszczędności naszego czasu. Warto w swoim biurze domowym wprowadzić kilka prostych zasad, które pomogą zachować ład w naszych dokumentach. Najpierw wszystko przejrzyj i wyrzuć to, co jest niepotrzebne. Pozostałe dokumenty i materiały poukładaj według zasady przydatności. Rzeczy, do których sięgasz najczęściej, powinny znajdować się najbliżej.
Zadbaj o rytm pracy
Każdy z nas ma swój własny rytm, kiedy najlepiej mu się pracuje. Oczywiście przy narzuconych godzinach pracy nie zawsze mamy możliwość się do niego dostosować, ale można obserwując swój organizm, poukładać zadania w ciągu dnia tak, aby najlepiej odpowiadały naszemu rytmowi. Może najlepiej wpadasz w rytm pracy zaczynając od największego zadania na dany dzień, a może na rozgrzewkę wolisz zrobić kilka mniejszych? Wyznacz sobie czas na cichą, twórcza pracę w skupieniu. Jeżeli pracujesz z kimś w jednym pomieszczeniu (np. z innym domownikiem), pomocne mogą być słuchawki i playlisty np. z muzyką sprzyjającą koncentracji na Spotify.
Zadbaj o aktywność fizyczną
Brzmi absurdalnie? Regularna aktywność fizyczna wpływa nie tylko na nasze zdrowie, ale i samopoczucie, efektywność i lepsze planowanie. Osoby, które są w stanie skutecznie wyrobić w sobie nawyk regularnej aktywności, mają również większą skuteczność w planowaniu swoich działań. Ćwiczenia wspomagają również produkcję endorfin, dzięki czemu jesteśmy bardziej zadowoleni i zmotywowani.
Pamiętaj o równowadze
Pamiętaj, żeby nie narzucać sobie niewyobrażalnej liczby zadań na dany dzień. Nikt z nas nie jest cyborgiem czy superbohaterem. Nie damy rady jednego dnia przygotować rocznych raportów, przeczytać książki, zrobić prania, obiadu, obejrzeć kształcącego webinaru i pouczyć się japońskiego. Takie planowanie to szybka droga do frustracji. Ważne, żeby zostawić sobie odpowiednią ilość czasu na odpoczynek i awaryjne sytuacje, które lubią pojawić się w najmniej oczekiwanym momencie.
Weź przykład z Anglików i spróbuj popołudniowej herbatki
Któż nie zna świętego, angielskiego zwyczaju „five o’clock tea”? Wypróbuj go na sobie, nie musi być o piątej i nie musisz nawet koniecznie pić herbaty. Chodzi o wprowadzenie do swojego planu dnia 15-30 minut na „herbatkę”, odpoczynek i złapanie oddechu pomiędzy pracą zawodową, a domowymi obowiązkami. Ważne, by w tym czasie oderwać się od komputera, telefonu i myślenia o zadaniach, które jeszcze na nas czekają. Ten krótki reset pomoże Ci zebrać siły i ominąć typowy dla późnego popołudnia, spadek formy.
