Jak zostać wirtualną asystentką. Nowy zawód z przyszłością

W dzisiejszej, pędzącej rzeczywistości prowadzenie firmy nie polega już tylko na wykonywaniu pracy na najwyższym poziomie, ale też na bezustannym promowaniu oferowanych usług i posiadanego doświadczenia. Niekiedy jednak brakuje czasu nawet na przejrzenie terminarza. Co wtedy? Warto zaufać asystentowi wirtualnemu, który w sposób zdalny pomoże w prowadzeniu naszego biznesu.

Asystent wirtualny to nowy na rynku zawód. O tym, na czym polega praca wirtualnego doradcy i jak nim zostać opowiada Ela Wolińska, wirtualna asystentka z Lublina.

Wirtualny asystent brzmi trochę jak asystentka na odległość. Proszę opowiedzieć na czym polega ta praca?

– Pozwoli Pani, że będę używać kobiecej odmiany, czyli wirtualna asystentka. To taki nawyk, choć w pełni uzasadniony, bo w tym zawodzie to kobiety stanowią zdecydowaną większość. Wirtualna asystentka to najprościej mówiąc specjalistka wspierająca swoich klientów zdalnie, więc jedyne, co ją ogranicza, to dostęp do sieci. Nasza praca rzeczywiście bardzo przypomina pracę asystentki, z tą różnicą, że nie biegam z kalendarzem i stertą projektów za szefem. Robię wszystko to, co usprawnia pracę mojego klienta: obsługuję social media, piszę teksty, nanoszę zmiany na strony internetowe, robię zestawienia w Excel, prezentacje, proste grafiki, ale tam, gdzie akurat jest mi najwygodniej – na kanapie w domu, w ulubionej kawiarni czy na ławce w parku.

Brzmi ciekawie. Jak w takim razie wygląda dzień asystenta wirtualnego? Można zapomnieć o porannych korkach i pośpiechu, żeby zdążyć do pracy?

– Wszystko zależy od szeregu czynników, m.in. indywidualnego podejścia, charakteru, umiejętności zarządzania zadaniami oraz czasem. Ja bardzo cenię sobie mój czas i zdrowie, dlatego każdy dzień mam w góry uporządkowany, co nie znaczy, że każda wirtualna asystentka działa tak samo. Rzadko siedzę po nocach. A jeśli nawet to nie dlatego, że „nadganiam”, ale np. robię coś nowego, jakiś kurs, albo piszę artykuły na swojego bloga. Najczęściej wieczorami prowadzę kursy dla początkujących w tym zawodzie i są to jedyne momenty, kiedy mogę powiedzieć, że pracuję do późna.

Czyli możemy uznać, że pracuje Pani według ściśle ustalonego harmonogramu?

– Wyznaję zasadę work life balance. Staram się trzymać ustalonych godzin pracy, a resztę czasu poświęcać prywatnym obowiązkom i relaksowi. Chyba, że u klienta dzieje się coś niespodziewanego, wtedy reaguję ad hoc. W weekendy raczej odpoczywam, spędzam czas z rodziną, czytam. Niewiele pracuję w te dni. To mój święty czas odpoczynku.

Gdybym chciała zostać wirtualną asystentką, co byłoby mi niezbędne do wykonywania tego zawodu?

– Podstawowymi instrumentami w tej branży są komputer, komórka i planner czy kalendarz. W moim przypadku dochodzą do tego jeszcze drukarka i całe mnóstwo notesów. Wbrew pozorom asystent wirtualny nie potrzebuje ton specjalistycznego sprzętu, a raczej wielu dobrych programów i odpowiednich umiejętności. Rzecz jasna nie obejdzie się też bez dostępu do sieci, dlatego warto zainwestować w internet o sporej prędkości.

Zatem można zaryzykować stwierdzenie, że praca asystenta wirtualnego jest dla każdego, kto posiada sprzęt i potrafi poruszać się w odpowiednich programach komputerowych?

– Przede wszystkim nie można jej traktować jako coś dorywczego. Taka pokusa często pojawia się na początku działalności. Szczególnie często zdarza się to wśród młodych mam, które sądzą, że praca wirtualnej asystentki ogranicza się do wrzucenia posta na portal społecznościowy czy zrobienie grafiki w Canvie. I to wyłącznie od czasu do czasu. Błąd. Praca wirtualnego asystenta to normalny zawód, w którym trzeba być bieżąco, śledzić nowe trendy, a bez responsywności, kreatywności i dokładności się nie obejdzie.

Co jeszcze może odstraszyć?

– Przede wszystkim należy pamiętać, że praca wirtualnej asystentki to kontakt z klientem. Jeżeli brakuje nam śmiałości, albo jesteśmy zbyt wrażliwi, być może to nie dla nas. Jesteśmy tylko ludźmi i podejmując współpracę musimy liczyć się z tym, że nasz zleceniodawca też może mieć gorszy dzień, albo nie zawsze doprecyzuje jaki przyświeca mu cel. Każde zadanie jest inne. Czasami zdarzają się podobne zlecenia, a jednak ze względu na charakter danej osoby, efekt końcowy zawsze się różni.

A relacje interpersonalne?

– To kolejny czynnik, który powinniśmy brać pod uwagę rozważając pracę na stanowisku wirtualnego asystenta. Wszystko zależy od indywidualnego charakteru. Ja lubię swoją pracę m.in. za ciszę i spokój. Intymności, jaką daje mi praca z domu nie zamieniłabym na najfajniejszy zespół. Ale znam osoby, które w taki sposób funkcjonować nie potrafią. Z moimi klientami rozmawiam bardzo dużo – telefonicznie, przez Skype. Zdarzają się również spotkania osobiste. Widujemy się na konferencjach, szkoleniach. Wtedy z trybu online przechodzę do offline. Ale to dzieje się rzadko. Swoją potrzebę kontaktu z ludźmi realizuję inaczej – moją pasją jest muzyka. Często więc występuję. Wtedy kontaktu mam aż nadto.

Zdradzi Pani ile zarabia asystentka wirtualna?

W Polsce przyjęło się, że godzinowa stawka asystentki wirtualnej wynosi 30-50 zł. Oczywiście wszystko zależy od indywidualnych preferencji klienta, rodzaju projektu, jaki ma zostać wykonany, czy asystentka ma się zajmować także social media czy nie. Tak jak we wszystkich innych zawodach bardziej doświadczona asystentka może ustalić nieco wyższy próg. Ogólnie rzecz ujmując zarobki wirtualnej asystentki są uzależnione od wielu czynników.

Jest Pani także autorką poradnika?

– „Jak zostać Wirtualną Asystentką?” to pierwsza publikacja skierowana stricte do tej branży. To poradnik, podręcznik, ale pisany trochę jak pamiętnik, więc zawartych w nim jest wiele moich osobistych przemyśleń i obserwacji. Widzę również potrzebę edukacji samych przedsiębiorców i dlatego obecnie pracuję nad kolejną książką „Jak współpracować z Wirtualną Asystentką?”

Jak, według Pani będzie wyglądać przyszłość zawodu?

– Trend przechodzenia na pracę zdalną jest bardzo wyraźny. Podejrzewam, że już niedługo kolejne branże zdominują freelancerzy. Co do samej pracy wirtualnej asystentki – kiedy ja zaczynałam w 2010 roku, nawet nie wiedziałam, że taki zawód istnieje. Dziś sama szkolę dziewczyny, które chcą wejść na rynek przygotowane, z gotowym planem i umiejętnościami. To tylko świadczy o popularności tego zawodu.